Le nombre des demandes d’agréments déposées au ministère des Finances bat des records depuis trois ans. Voilà ce qui aurait incité le gendarme du marché, le CDVM, à définir un référentiel commun explicitant les conditions minimales à respecter en termes d’organisation et de moyens mis en place par les Sociétés de bourse (SDB). Le nouveau dispositif fait l’objet d’un projet de circulaire soumis à la consultation des professionnels. Portant un intérêt particulier aux ressources humaines, le CDVM oblige les intermédiaires à disposer d’un effectif adapté à la nature et au volume de l’activité.

Les sociétés doivent pouvoir maintenir la qualité de leurs prestations même en période de forte activité (rappelons-nous le niveau de la prestation de certaines SDB en période de souscription aux nouvelles introductions). Outre la taille des effectifs, on insiste aussi sur le niveau des compétences et des expériences, notamment chez les responsables des différentes entités ainsi que les personnes en charge du contrôle. « Les fonctions nécessitant une habilitation doivent être exercées par des personnes dûment habilitées », souligne le projet de circulaire.

Sur le plan organisationnel, le nouveau dispositif revient sur l’épineuse question des conflits d’intérêt, laquelle concerne dans une large mesure les intermédiaires affiliés aux banques. On insiste sur la séparation entre les activités de «front office», de «middle office», de «back office» et de contrôle interne. Les SDB doivent ainsi éviter les risques de cumul de fonctions à l’aide d’une organisation qui prévoit les « murailles de Chine » nécessaires entre les tâches incompatibles. De même, elles doivent disposer d’équipes distinctes et prévoir des emplacements cloisonnés pour l’exercice de certaines fonctions (traitement des ordres, négociation, gestion individuelle de portefeuille…). Le projet de circulaire se montre aussi exigeant en moyens matériels et techniques. L’étendue des locaux de SDB doit tenir compte du volume des activités exercées et de la taille des effectifs employés. L’emplacement des espaces destinés à l’accueil des clients ne doit en aucun cas perturber le déroulement de l’activité ou compromettre la sécurité des données de la société. En particulier, précise le projet, les clients ne peuvent accéder directement à l’espace dédié au traitement des ordres ni à la salle de négociation ou à celle des archives et à tout endroit contenant des informations confidentielles. Toute modification apportée à l’agencement des locaux et à leur utilisation doit être portée à la connaissance du CDVM.

Quant au système d’information, il doit garantir un niveau adéquat de performance, de sécurité tout en prévoyant des fonctionnalités de paramétrage de manière à s’adapter aux changements des pratiques et des règles en vigueur.
La circulaire du CDVM précise une série minimale des fonctionnalités qui doivent être contenues dans le système, lequel doit faire l’objet d’un audit externe au moins une fois tous les trois ans. Tout dysfonctionnement impactant le traitement des ordres doit être notifié au régulateur en précisant les mesures entreprises pour y remédier. En cas de dysfonctionnement grave, l’intervention du prestataire auprès de la SDB doit se faire dans un délai maximum de 12 heures.

Par ailleurs, le CDVM met l’accent sur la traçabilité « téléphonique » de l’activité d’intermédiation.

Les SDB seront désormais dans l’obligation de disposer d’un système d’enregistrement des ordres passés, via le téléphone, durant et en dehors des séances de cotation, ainsi que l’ensemble des communications des personnes ayant accès au carnet d’ordres ou aux stations de négociation. Ce système doit permettre une recherche rapide et multicritères des ordres de bourse (numéro appelant/appelé, date et heure, identifiant du poste ayant reçu ou émis l’appel). Le jour où il y’aurait un dysfonctionnement, il est strictement interdit de prendre des ordres par téléphone et la panne doit être instantanément notifiée au CDVM.

L’accès aux paramétrages des systèmes d’information, d’enregistrement téléphonique et d’horodatage doit être limité tout en assurant une traçabilité de l’ensemble des interventions.

Enfin, le nouveau dispositif oblige les intermédiaires à archiver les documents comptables et les justificatifs des opérations boursières pour une période minimale de cinq ans. Le recours à un prestataire de service spécialisé est souhaitable, souligne le CDVM.
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Références internationales

Le nouveau projet de circulaire élaboré par les équipes du CDVM s’inspire outre des réglementations française, britannique et américaine, des directives européennes et des normes de l’Organisation internationale des commissions de valeurs (OICV). L’analyse de ces références juridiques a permis de répertorier l’importance donnée à la qualification des moyens humains, à l’organisation et aux moyens financiers dont doivent disposer les intermédiaires. Toutefois, note le projet du CDVM, ces réglementations se contentent d’édicter des principes génériques et ne détaillent guère les règles spécifiques. Ce fait s’explique par le niveau de régulation atteint par ces pays dans lesquels les régulateurs émettent des principes génériques tout en responsabilisant davantage les opérateurs du marché. En outre, précise le CDVM, les normes internationales insistent sur l’adéquation des moyens mis en place au niveau de l’activité des intermédiaires. En France, le règlement général de l’Autorité des marchés financiers (AMF) décline l’ensemble des principes et des règles à respecter dans ce sens. La responsabilité de s’assurer que le prestataire de services d’investissement se conforme à ses obligations professionnelles incombe à ses dirigeants et, le cas échéant, à son instance de surveillance. Au Royaume-Uni, toute la réglementation relative aux sociétés d’investissement exerçant des activités réglementées (firms) est précisée au niveau du « Full Handbook » établi par l’autorité de régulation des marchés financiers FSA. Aux Etas-Unis, la réglementation de l’intermédiation financière (Broker-dealer) est gérée par l’autorité de régulation nationale (SEC) ainsi que par les différentes organisations régionales de régulation SRO (Self-regulatory organisations). Chaque intermédiaire doit avoir l’accord de l’enregistrement de la SEC, définir son SRO d’appartenance et veiller au respect des réglementations régionales (au niveau de chaque Etat).

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